Soluciones informáticas para todos los trabajadores

Para impulsar todavía más este proceso de digitalización, y mejorar la gestión empresarial que autónomos y directivos realizan cada día en sus respectivos proyectos, compañías como Gamma han creado soluciones informáticas que permiten a toda la plantilla de trabajadores (por cuenta propia y ajena) atender con eficiencia las llamadas telefónicas que reciben de proveedores, intermediarios y clientes.

Puesto que más del 80% de las empresas (tanto las que tienen menos de 10 empleados como las que sobrepasan dicha cifra) utilizan ordenadores en el día a día y disponen de conexión a Internet, explicar las ventajas de una centralita virtual frente a una centralita convencional se hace necesario, especialmente si tenemos en cuenta que, en apenas un año, España ha registrado un aumento del 3,9 % en las líneas móviles existentes en el país (dato extraído de Statista).

Atendiendo llamadas fuera de la oficina

A fin de entender en qué consiste exactamente una centralita, buscamos su definición en el Diccionario de la RAE: Aparato que conecta una o varias líneas telefónicas con diversos teléfonos instalados en los locales de una misma entidad. Como podemos observar, se indica que los teléfonos, desde los cuales se atenderían las llamadas, habrían de estar conectados a un aparato, encontrándose todos ellos (los teléfonos y el dispositivo que los une) en el mismo establecimiento físicamente (instalados en los locales de una misma entidad). Esta acepción es válida para una centralita convencional, sin embargo, cuando se trata de una centralita virtual, la definición todavía se extiende más allá de los límites físicos del local.La principal característica de la centralita virtual radica en el protocolo que hace posible que las llamadas puedan atenderse sin la necesidad de encontrarse presencialmente en la oficina. El VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) es un conjunto de parámetros que los desarrolladores del software de la centralita configuran para que las llamadas puedan atenderse mediante la conexión a Internet y no, dependiendo de cables o antenas. La cobertura de Internet de la que disponga la empresa determinará la calidad de la llamada.

Centrex utiliza VoIP, igual que WhatsApp

Gamma es la filial española de la compañía británica Gamma Communications, que lleva más de dos décadas desarrollando e implementando productos y servicios en el sector de las telecomunicaciones. Su centralita virtual (Centrex), igual que WhatsApp, utiliza el protocolo VoIP, lo que permite las dos siguientes ventajas:

• Instalar una centralita virtual por menos dinero. Al depender solo de Internet, la empresa no necesita invertir una gran cantidad de capital en adquirir hardware: es posible vincular a la centralita teléfonos móviles ya existentes, sin tener que adquirir necesariamente teléfonos fijos, que sí son necesarios en las centralitas telefónicas privadas (PBX, Private Branch Exchange).
• En relación con el punto anterior, otra de las ventajas de las centralitas virtuales está en la no dependencia del teléfono de la oficina. Esto permite que los teletrabajadores, los empleados de las sucursales ubicadas en puntos geográficos diferentes (incluso, fuera del propio país), y los profesionales que se encuentran de baja médica (pero cuyo estado sí les permite atender las llamadas telefónicas entrantes), puedan proseguir con sus labores habituales, recibiendo las llamadas en sus propios terminales.

A causa de estas dos características anteriores, asistir al cliente no queda ya vinculado al lugar de trabajo ni tampoco, al horario.

La centralita virtual favorece la escalabilidad

El término escalabilidad designa el proceso por el que una empresa es capaz de crecer, es decir, aumentar sus beneficios económicos. A menudo, este incremento exponencial en la rentabilidad viene acompañado de la creación de sucursales y filiales en otros países, lo que permite hacer llegar los productos y servicios de la compañía en cuestión a otros puntos del globo terráqueo. Para ambas (sucursales y filiales), la centralita virtual proporciona la importante ventaja de estar disponible en la nube, aceptar modificaciones constantes que la ajusten a cada empresa y a cada momento específico, y aumentar y disminuir el número de extensiones en función de la cantidad de sucursales y trabajadores que deban atender las llamadas telefónicas.

Por otro lado, la centralita virtual de Gamma permite elegir el dispositivo desde el que atender al proveedor, intermediario o cliente, tanto si se está utilizando el ordenador, como si el empleado prefiere usar el teléfono fijo o el móvil. Centrex es, por tanto, una centralita en la nube capaz de gestionar también las llamadas de trabajo desde el ordenador y el fijo.

Integrando la centralita virtual con el CRM de la empresa

Un software de CRM es un programa informático que, entre otras funcionalidades, recopila datos de clientes. Al integrar la centralita virtual con el CRM que la empresa utiliza habitualmente, se consigue vincular los datos personales del cliente (nombre, apellidos, número de contacto, ciudad y país…) con las llamadas telefónicas que la centralita habrá ido almacenando en las sucesivas conversaciones con el cliente. De este modo, ponerse rápidamente al día con la situación particular del consumidor resulta mucho más sencillo para el trabajador. A su vez, esto mejora la atención de cara al público, garantizando el seguimiento adecuado del caso de cada cliente.

España cuenta con 5.090 filiales de empresas españolas en el extranjero. Todas ellas, en 2022 (tal y como señala el INE) aportaron más de 130.000 millones de euros. Instalar Centrex permitiría a estas filiales atender llamas telefónicas de clientes de otros países cuando fuera necesario, gracias (precisamente) a unir la centralita virtual con el CRM de la empresa.

Servicio adicional de móviles en renting

Rentik Business es la opción que Gamma pone a disposición de aquellos empresarios que necesitan móviles para su empresa, pero que no desean (o no pueden) realizar una inversión enorme en estos terminales. Con Rentik Business, a cambio de un coste mensual, la empresa contaría con un dispositivo con seguro incluido y de alguna de las principales marcas actuales: Apple, Samsung, Xiaomi… Este servicio de renting permite, a diferencia de la compra, mantener los terminales actualizados continuamente, con las últimas versiones del Sistema Operativo y las últimas medidas de seguridad en vigor.

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